Главная 1С:ERP Управление предприятием 2 Управление закупками

Оформление заказов поставщикам

Для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, порядке и сроках оплаты предусмотрено использование заказов поставщикам. Заказ поставщикам – инструмент, позволяющий организовать процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств поставщика, так и собственных финансовых обязательств.

Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами в соответствии с параметрами обеспечения (сроком поставок товаров от поставщика, среднедневного потребления и т.д.).

Также заказ поставщику может быть введен на основании ранее оформленных заказов покупателей, сделки с клиентом. При оформлении заказа в рамках соглашения автоматически заполняются основные условия закупок (валюта, вид цены поставщика, параметры оплаты, использование договоров и т.д.).

Контроль оплаты товаров по заказам поставщиков производится в соответствии с датой оплаты, указанной в заказе поставщику. В заказе можно указать желаемую дату поступления товаров. На основе анализа предполагаемых дат поставки товаров можно составить график поставок товаров.

Контроль выполнения обязательств поставщиком осуществляется при помощи статусов и состояний документа. Статусы для документа присваиваются вручную.

Состояние – информация о заказе, которая рассчитывается автоматически, исходя из имеющихся в информационной базе данных (статус, оплата, наличие на складе и т.д.).

В этом уроке зарегистрируем операцию поступления товаров с использованием заказов поставщику.

Данный вид документов предназначен для оформления в системе первичной договоренности о приобретении у поставщика товарных позиций, является основанием для создания документов оплаты поставщику и документов приемки товара.

Для начала напомню, где в программе включается функционал использования заказов поставщику:

Перейдем в список заказов:

Создание заказа поставщику

Создадим новый документ (варианты По плану и По потребностям рассмотрим в других уроках):

Документ во многом похож на документ поступления товаров. На первой закладке выбираем организацию, поставщика (контрагент, соглашение и договор подтянутся автоматически), склад и хоз. операцию:

Помимо операции закупка у поставщика возможно 2 варианта:

• закупка по импорту,
• прием на комиссию.

На второй закладке заполняем сведения о товарах (удобнее пользоваться подбором):

В форме подбора выбираем нужные товары и нажимаем Перенести в документ:

Т.к. мы еще не занимались регистрацией цен поставщиков, то ценовые поля в таблице товаров не заполнены:

Укажем цены вручную:

Предусмотрено автоматическое заполнение цен:

На последней закладке указывается сопутствующая информация:

Т.к. в программе включено использование статусов заказов поставщику, то в документе видим соответствующее поле:

Данный функционал помогает детально отслеживать состояние заказов в разные моменты времени. При этом создать документ поступления можно только по заказу со статусом Подтвержден . Рядом также видим поле Приоритет - это поле предназначено для визуальной сортировки заказов в списке (по произвольным признаками можем устанавливать одним заказам низкий приоритет, а другим высокий).

Из документа можем распечатать форму заказа:

Если какие-то позиции со временем из заказа необходимо вычеркнуть, то заполняем колонку Отменено по причине (можем конечно просто удалить строку, но тогда не будет никакой истории):

Впоследствии можно формировать сводные отчеты по причинам отмены позиций в заказах поставщику.

Оформление прихода по заказу поставщику

Теперь на основании заказа создадим документ поступления (делается в два клика):

Открылся полностью заполненный документ поступления, остается только провести его:

Теперь убедимся, про приемка совершена корректно. Для этого сформируем сначала карточку расчетов с поставщиком:

И теперь убедимся, что товар поступил на склад:

В списке заказов видим изменение текущего состояния, но почему то не видим отражение суммы поступления. Это все из-за того, что детализация взаиморасчетов у нас в разрезе договоров (а колонки списка заказов с суммой оплаты и поступления заполняются только при позаказных взаиморасчетах).

Оформление Заказов поставщикам автоматически в 1С:Управление торговлей 8 ред.11.2

В конфигурации предусмотрен функционал, который позволяет отслеживать потребности в обеспечении товарами и формировать заказы для удовлетворения потребностей.
Для решения этих задач в программе нужно задавать исходные данные для расчета потребностей, к ним относятся: (Рис.1).

Рис.1

РЕГИСТРАЦИЯ ПОТРЕБНОСТЕЙ
Потребности в товарах можно разделить на группы: (Рис.2).

Рис.2

ПОТРЕБНОСТИ ПО ЗАЯВКАМ - это потребности по заказам на отгрузку, заказам на перемещение и т.п. Такие потребности возникают автоматически при проведении Заказа в статусе К обеспечению.

НЕСНИЖАЕМЫЙ ОСТАТОК - это необходимость поддержания на складе остатка товаров для бесперебойной работы предприятия. Необходимо задавать параметры минимального, максимального и страхового запаса. Параметры можем задавать вручную, а можем рассчитывать учитывая среднедневное потребление и сроки поставки.

ПЛАНИРУЕМЫЙ ОБЪЕМ ЗАКУПОК - необходимо создавать в базе документ План закупок (например, на основании данных о продажах в предыдущих периодах).

В журнале Заказов поставщикам встроены две обработки для оформления заказов:

Формирование заказов по потребностям - используем для оформления заказов по заявкам и по неснижаемому остатку;

Формирование заказов по плану - для формирования заказов по долгосрочному планированию закупок. Для включения возможности ведения планов закупок и создания заказов по планам, необходимо установить флажок НСИ и администрирование → Планирование → Планы закупок . (Рис.3).

Методы обеспечения потребности , которые используются в программе (Рис.3):

Заказ под заказ - программа предлагает к заказу только то количество, которое необходимо для отгрузки. Дата точки заказа определяется исходя из даты отгрузки и длительности исполнения.

Поддержание запаса (min - max ) - когда остатки товаров на складе снижаются до минимального запаса, программа предлагает заказать товар до максимального запаса.

Поддержание запасов (расчет по статистике) - программа предложит заказать количество товара рассчитанное как среднедневное потребление х на количество дней до следующей поставки или на обеспечиваемый период.

Поддержание запасов (расчет по норме) - Среднедневное потребление задается вручную и умножается на количество дней до следующей поставки или на обеспечиваемый период.

Способы обеспечения потребностей - это источник их обеспечения. Также в способе определяются параметры (срок заказа и срок исполнения).
Способы обеспечения потребностей можно зарегистрировать в справочнике, который находится в разделе Склад и доставка Настройки и справочники.
Новые способы можно создавать в момент определения параметров обеспечения для склада или номенклатуры.
В способе обеспечения определяем стратегию, ее выбор зависит от условий поставки. В программе реализованы два варианта стратегии : (Рис.4).

Рис.4

Рассмотрим пример обеспечения товарами розничного магазина при ежедневных поставках

Поставка товара в магазин «Весна» осуществляется ежедневно. В конце каждого дня автоматически формируется документ Заказ на перемещение на те товары, количество которых близко к минимальному запасу.

Выполняем следующие действия:

1. Определяем список товаров
Для того чтобы вводить и выводить номенклатурные позиции в ассортимент, контролировать продажи и закупки в рознице включаем функциональную опцию в разделе НСИ и администрирование → CRM и маркетинг → Маркетинг → Управление ассортиментом .
Создаем документ Изменение ассортимента (CRM и маркетинг - Ассортимент ). Этап - ввод в ассортимент. Создаем Формат нашего магазина. Заполняем ассортимент, указывая его роль и вид цены. (Рис.5).

Рис.5

2. Настраиваем параметры обеспечения

В карточке Магазина настраиваем ассортимент нашего магазина. (Рис.6).

Рис.6

Переходим на рабочее место Параметры обеспечения потребностей , оно используется для установки способов и методов обеспечения товарами.
Способ обеспечение потребностей - Перемещение с оптового склада, срок - один день. Поставка обеспечивается ежедневно, поэтому устанавливаем флажок Заказ при достижении точки заказа и обеспечиваемый период 1 день. (Рис.7).


Рис.7

Переходим к параметрам обеспечения и устанавливаем отбор товаров с учетом нашего ассортимента. (Рис.8).

Рис.8

Выделяем все позиции (Ctrl+A), далее Заполнить Метод обеспечения . Нам необходимо обеспечить фиксированные запас товаров, поэтому мы используем метод Поддержание запаса (min - max), указываем необходимое количество минимального и максимального запаса. (Рис.9).

Рис.9

Рис.10

3. Рассчитываем потребность

После определения всех параметров переходим к расчету необходимого количества, используя обработку Формирование заказов по потребностям . Для доступа к обработке заходим в Заказы на перемещение и создаем новый по потребностям. На Шаге 1 устанавливаем отборы и переходим далее. (Рис.11).

Рис.11

На следующем шаге отражаются способы обеспечения. В нашем случае он один, переходим на следующий шаг.
На шаге 3 выводится список тех товаров, для которых применяется указанный способ обеспечения.
Нажав Рекомендации , мы можем уточнить, почему товар рекомендован к заказу. При необходимости сотрудник может изменить количество товаров. (Рис.12).

4. Формируем Заказ
Заказ на перемещение сформируется автоматически при переходе на следующий этап. Статус в Заказе будет К обеспечению. (Рис.13).

Рис.13

Знаете ли вы, что в 1С можно быстро создавать заказы поставщикам, исходя из текущих потребностей интернет-магазина?

Процесс обеспечения заказов в конфигурации «1С: Управление торговлей 11» поддерживается стандартной обработкой «Формирование заказов по потребностям».

Но!
У такой обработки есть один минус, который сводит на нет многие плюсы: все ее возможности тесно переплетены и пользователь обязан указывать все необходимые параметры обеспечения потребностей. А таких параметров очень много, что затрудняет работу пользователя.
Обработка слишком сложна для восприятия. И менеджеры интернет-магазинов создают заказы поставщикам вручную.
Из наших клиентов лишь единицы подтвердили, что они в какой-то степени используют возможности стандартной обработки, но и то – в очень ограниченном объеме.

Мы разработали интуитивно понятный механизм автоматического создания заказов поставщикам. Это решение в виде внешней обработки «Создание заказов поставщику». В нем участие пользователя в цикле обеспечения заказа сведено к минимуму.

Можно за 3-4 клика мыши сформировать заказы поставщикам по всем поступившим заказам от покупателей за день.

Приведем пример, как используется такая внешняя обработка в интернет-магазине товаров для животных ЮНИЗОО.

Особенности: у магазина много заказов покупателей и широкий выбор поставщиков, поэтому требуется отправлять заказы на товар разным поставщикам в разное время суток, в том числе и по нескольку раз в день, что отнимало у менеджеров уйму времени.

Этапы автоматизации и доработки

1. В механизм проведения заказа покупателя добавляем автоматическое разделение товаров по варианту обеспечения (со склада/под заказ).

Здесь обработка автоматически, в зависимости от свободного остатка на складе, определяет количество товара, которое необходимо заказать поставщику по конкретному заказу покупателя.

Те же товары, которые имеются на складе организации, проставляются в резерв под конкретный заказ покупателя (обособленный резерв).

Рисунок 1. Разделение по вариантам обеспечения

2. Для каждого товара в магазине указываем список всех поставщиков и основного контрагента. Устанавливаем соответствие между наименованиями товаров у клиента и у конкретного поставщика для автоматической подстановки значений в заказы поставщикам. Первичный ввод информации был выполнен программно на основе предоставленных прайс-листов поставщиков.

Рисунок 2. Список номенклатурных позиций поставщиков
Для актуальности информации о наличии товара у поставщика для каждой номенклатуры был задан реквизит «Наличие у поставщика». И сейчас менеджеры интернет-магазина автоматически загружают информацию по прайс-листам поставщиков один раз в день, тратя на это всего лишь 5 минут.

Рисунок 3. Номенклатура поставщика

В итоге в системе поддерживается актуальная информация о наличии товара на складе конкретного поставщика в конкретный день.

3. Для массового формирования заказов поставщикам была разработана внешняя обработка. На первом шаге отбираем товары для заказа и указываем дату доставки (период). По кнопке «Заполнить» все заказы покупателей за нужные даты попадают в таблицу. Переключая варианты отображения заказов («Только необеспеченные / Все заказы) и фильтр по менеджеру − можно настроить интерфейс обработки индивидуально под каждого менеджера.

Рисунок 4. Шаг 1. Отбор товаров для заказа
В табличной части обработки выводится необходимая информация: наименование и количество заказанного товара в разрезе заказов покупателей, статус обеспечения каждой позиции (см. табл. ниже) и т.д.

После нажатия «Проставить галки и количество» происходит автоматический расчет необходимого количества товара к заказу по каждой строке, с учетом наличия товара на складе и уже сформированных заказов поставщикам (поле «Количество» редактируется вручную при необходимости).

Рисунок 5. Шаг 1. Расчет требуемого к заказу количества

Обратите внимание: поля со статусом «Не обеспечен» на рисунке 6 соответствуют позициям, отмеченным галочкой на рисунке 5

Рисунок 6. Шаг 1. Автоматический отбор товаров к заказу

4. Табличная часть второго шага обработки – Выбор поставщиков – формируется на основе информации, указанной на первом шаге. Пользователь видит информацию о всех необеспеченных позициях, по которым требуется сформировать заказ поставщикам.

В качестве поставщика автоматически выбирается основной поставщик по данной позиции. При отсутствии товара у основного поставщика, система предлагает выбор из тех поставщиков, которые поставляют данный товар, и он имеется у них в наличии.

Рисунок 7. Шаг 2. Выбор поставщиков

Для любой позиции выбор поставщика можно скорректировать вручную. Завершаем шаг, нажимая кнопки «Сформировать заказы».

5. Заказы поставщикам формируются на основе информации, выбранной на втором шаге. Для каждого поставщика все товары собираются в отдельный заказ. Теперь их осталось только переслать поставщикам.

Такой механизм позволил сократить трудозатраты менеджеров по закупкам в 4 раза по сравнению с ручным созданием заказов поставщикам.

Если вы хотите увидеть, как автоматизировать создание заказов поставщикам в 1С – закажите бесплатную демонстрацию.

Помощник закупок 1С от Сабсистемс - это рабочее место менеджера по закупкам, служит для вывода отчета по номенклатуре с большим количеством информации. Основная задача - рассчитать количество закупки товаров, сделать сравнение цен поставщиков и создать заказы поставщикам в 1С.

• Все в одном - отчет для 1С по номенклатуре, продажам, остаткам, резервам, заказам, поставщикам и т.д.
• Автоматический прогноз продаж и закупок товаров.
• Работа с точками заказов, расчет минимальных остатков.
• Множество вариантов формул расчета заказа.
• Отчет по неликвидным товарам.
• Сравнение поставщиков на основании прайс-листов.
• Групповое создание Заказов поставщикам в 1с.
• Обработка на постоянной поддержке, но также имеет полностью открытый код.
• Находится в разработке - Автозаказ (автоматическое создание заказов в 1С)
• Модуль подходит для 1С УТ10 / УТ11 / УНФ / КА / УПП / ERP / УТП / 1С Розница / ДАЛИОН / Штрих-М

Загрузка внешней таблицы с количеством

Ну а также есть и возможность загрузить в модуль таблицу (номенклатура и количество которые требуется заказать). Например если вы делали расчет в другой программе. Подгружаете таблицу, получаете отчет, сравнение поставщиков. Создаются заказы и отправляются поставщикам.

Индивидуальные формулы заказа

Вышла новая версия, которая позволяет создать любую формулу закупок номенклатуры. Данная возможность делает модуль универсальным, и позволяет заложить индивидуальные формулы. При этом если мы дорабатываем и выпускаем обновления модуля, ваши формулы сохраняются. Формулы можно создавать по всем отборам (группы, категории, производители номенклатуры и так далее)

Анализ прайс-листов и подбор поставщиков

Вторая задача обработки - сравнение поставщиков и анализ цен. Когда вы загружаете прайс-листы поставщиков в 1С, по каждому товару появляется список поставщиков с ценами. Программа должна провести сравнение поставщиков и автоматически заполнить лучшего поставщика на каждый товар.

В обработке встроена полноценная форма-отчет анализа и сравнения цен.

Автоматический подбор для каждого товара лучшего поставщика с минимальными ценами.
Пересчет многовалютных цен (возможность вести индивидуальные курсы в Мегапрайс ПРО).
Сравнение цен поставщиков с ценой продажи (анализ наценки).
Получение остатков поставщиков с Мегапрайс ПРО.
Формирование заказов по поставщикам.

Если вы не ведете в 1С базу цен поставщиков, предусмотрен режим получения поставщиков по последней закупке.

Заказы поставщикам из 1С - Печать, рассылка, выгрузка

Как делать в 1С автоматически заказы разным поставщикам и чтобы в самом конце отправлять эти заказы всем в нужном виде. Новое в помощнике закупок - индивидуальные печатные формы заказов поставщикам, подключение внешних обработок выгрузок, загрузок через сайт поставщика и так далее.

Множество различных отчетов

Сглаженные продажи - отбор пиковых разовых продаж

Новое - в отборах появилась строка Количество продаж детально.
Отбор по детальным продажам делает важную функцию - он позволяет отобрать конкретные продажи на уровне детальных записей. Например, нужно чтобы продажи считались без тех, в которых количество было больше определенного количества. Когда покупатель разово купил большую партию товара, и эта продажа не должна попасть в анализ, так как будет большой показатель продаж, а значит и закупка будет увеличена.

В бонус с помощником отдельный отчет по сглаженным продажам

Новинки номенклатуры

При загрузке номенклатуры через Мегапрайс, программа записывает в 1С дату создания номенклатуры. Эта информация видна в списке номенклатуры, а также может использоваться во всех отчетах для вывода и отбора. В помощнике закупок также выводится дата появления товара. По ней можно ориентироваться и принимать решения о ручном вводе заказа по товару который не имел продаж. Также она поможет и для работы с давними товарами, неликвидами.
Более детально в материале

Отчет по неликвидам и управление отборами

Программа позволяет сделать отчет в 1С по неликвидам или самым дефицитным товарам. Гибкость отборов позволяет задать одновременные отборы по любым показателям: наличие, существование заказов, отборы по продажам, отборы по периодам продаж (например товар который за год продавался большее 6 месяцев - любое условие). Например, вы хотите получить товары которых нет на остатках, но были продажи. Или есть заказы, нет остатков.

Часто продаваемые товары в 1С

Часто продаваемые товары - это товары, которые продаются регулярно / постоянно. Измерителем частоты продаж является промежуток времени - периодичность (день, неделя, месяц, год). Выводится, как количество уникальных периодичностей продаж каждого товара в выбранном периоде отчета.

Детализация и расшифровки

Вам неудобно пользоваться стандартными отчетами? Чтобы увидеть информацию по товару нужно лазить по меню и искать отчеты, задавать отборы. Масса времени! Все наши разработки снабжены специальными расшифровками, с множественной информацией по номенклатуре.

• Список всех поставщиков (и конкурентов) ценами, остатками, сравнением цен.
• Детальная таблица продаж и остатков по периодам.
• Диаграмма продаж, остатков по периодам.
• История закупок номенклатуры.
• История заказов номенклатуры.
• Текущие заказы покупателей.
• Текущие заказы поставщикам.
• Описание и картинки товара.
• Другие расшифровки.
• Получение типовых отчетов по текущей номенклатуре одним нажатием кнопки.

Журнал заказов поставщикам в 1С

Форма помощника закупок, которая поможет эффективно управлять заказами. Она заменяет одновременно и стандартный журнал и отчет по заказам - менеджер гораздо удобнее и быстрее получает информацию по текущим заказам (что с ними, что в них, когда что будет).

• Журнал активных (в работе) заказов поставщикам.
• Удобная навигация по датам, поставщикам и так далее.
• Статусы выполнения заказов от дат поступления.

Ссылка на монитор заказов для УТ10

Версии для конфигураций 1С

Программа может отличаться в рамках каждой конфигурации, в зависимости от ее проектной логики и стандартного функционала.

• 1С Управление торговлей 10.2.
• 1С Управление торговлей 10.3.
• 1С Управление торговлей 11.1 - 11.4.
• Управление небольшой фирмой.
• Комплексная автоматизация.
• Управление производственным предприятием.
• Розница редакция 1 и 2.
• ДАЛИОН: Управление магазином.
• ШТРИХ М: Торговое предприятие редакция 5.2 (внимание - ведется интеграция).
• Управление торговлей 3 для Украины, Беларуси, Камзахстана.
• Управление торговлей для стран Балтии.