Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Система управления проектами - это набор организационных и технологических методов и инструментов, которые поддерживают управление проектами в организации и помогают повысить эффективность их реализации. Часто термин « система управления проектами » трактуют более узко как автоматизированную или информационную систему управления проектами, т.е. программу. Организационную и методическую составляющие при этом вкладывают в термин корпоративная система управления проектами. Далее будем придерживаться таких трактовок терминов.

Цели системы управления проектами

• Повышение эффективности сотрудников компании при работе над проектами
• Улучшение качества управления проектами руководителями проектов
• Повышение эффективности управления всем портфелем проектов компании - больше проектов в срок и в рамках бюджета с меньшими затратами

Задачи системы управления проектами

Для достижения указанных целей необходимы соответствующие инструменты. Если детально не описывать весь функционал, то системы управления проектами предназначены для решения следующих задач:

1. Обеспечить руководителя проекта инструментарием планирования проекта и контроля хода его реализации
2. Предоставить участнику проекта понятный инструмент для выполнения задач проекта и доступа ко всей необходимой для их выполнения информации
3. Руководителю подразделения дать инструмент контроля загрузки сотрудников по проектным и непроектным задачам, предоставить информацию для принятия решения о назначении сотрудников на новые проекты, перераспределения нагрузки между ними
4. Директору проектного офиса предоставить удобный инструмент, который позволит автоматизировать рутинные операции и установить полный прозрачный контроль за состоянием всего портфеля проектов и качеством работы конкретных руководителей проектов
5. Руководителю компании обеспечить единую панель мониторинга всех проектов компании с возможностью оперативного анализа отклонений и принятия управленческих решений
6. Акционерам компании важно видеть соответствие портфеля выполняемых проектов стратегическим целям компании

Требования к информационных систем управления проектами вытекают из особенностей процессов управления проектами в каждой конкретной организации.

Области применения систем управления проектами

В зависимости от отраслевой принадлежности и специфики существуют различные области применения систем управления проектами, например:

Существуют как специализированные системы для указанных отраслей, так и интегрированные системы управления проектами, которые предназначены для управления различными . Подстройка под специфику отрасли осуществляется через гибкие настройки паспорта проекта, отраслевых справочников и методов управления. Таким продуктом, в частности, является информационная онлайн-система ADVANTA.

Выгоды от использования системы управления проектами (ROI)

Система управления проектами может и должна окупаться за счет повышения эффективности проектной деятельности - деятельности оперирующей финансами, ресурсами и сроками (которые в свою очередь хорошо пересчитываются в финансы). Для расчета возможного ROI (Return On Investment) необходимо взять финансовые и временные характеристики проектов компании и применить к ним ожидаемые бизнес-выгоды от внедрения системы.

Возможные бизнес-выгоды от информационной системы управления проектами по версии Forrester Research:

• Сокращение числа проектов, которые не соответствуют стратегии компании

Отказываясь от проектов, которые не нужны или не соответствуют стратегии, можно снизить затраты по всему портфелю проектов.

• Повышение эффективности использования ресурсов

За счет улучшение распределения ресурсов между проектами, более четкого контроля загрузки сотрудников.

• Снижение перерасходов бюджета

Можно достичь путем улучшения планирования и повышению контроля за расходованием.

• Сокращение процента неудачных проектов

Благодаря эффективным средствам мониторинга проектов, внедрения методологии через информационную систему, проектный офис может существенно снизить процент проектов, неспособных достичь поставленные цели, уложиться в сроки и бюджет.

• Сокращение временных затрат проектных офисов и руководителей проектов

Сокращение времени на сбор данных и формирования вручную отчетов по статусу проекта высвобождает временные ресурсы на более приоритетные задачи.

Как обосновать руководству необходимость системы управления проектами?

Этот вопрос скорее из области психологии, чем из области экономики. Совершенно ясно, что если руководитель организации (или хотя бы один из его заместителей) не будет заинтересован во внедрении системы управления проектами, то такой проект будет почти гарантированно неуспешен.

Про экономику с руководителем говорить обязательно нужно, как и про повышение эффективности управления проектами. Для этого подойдут статьи про окупаемость инвестиций в создание проектного офиса, информационные системы управления проектами, примеры улучшений у коллег из отрасли и простое объяснение выгод на кейсах ваших же не очень успешных проектов. Но без взятия ответственности (хотя бы ограниченной) на себя за результаты изменений ничего не получится. Так что дерзайте!

Разработка системы управления проектами

А нужно ли разрабатывать?

Сегодня на рынке присутствует большое количество современных систем управления проектами, которые могут быть адаптированы под потребности компании без программирования. Примером такой системы является ADVANTA. Прибегать к собственной разработке системы управления проектами стоит только в случае, если отраслевая специфика и задачи организации по управлению проектами очень уникальные. Для решения задач отдела управления проектами можно адаптировать уже готовые инструменты.

Готовы ли вы инвестировать в разработку и поддержку?

Следует иметь ввиду, что собственная разработка, кроме значительных временных и финансовых затрат, таит в себе множество рисков, связанных с дальнейшим развитием и поддержкой системы. Также следует хорошо задуматься о рисках выбора коробочных средств управления проектами с ограничениями в настройке и возможностями программирования (например, 1С, Microsoft Project Server + Sharepoint). Такие проекты часто переходят в формат постоянных доработок и программирования, сроки проекта увеличиваются в разы, соответственно в разы увеличивается бюджет проекта, компания становится зависимой от работы достаточно уникальных программистов.

Виды информационных систем управления проектами

По техническим характеристикам системы управления проектами можно разделить на следующие виды:

• Локальные/настольные (например, Microsoft Project)
• Клиент-серверные, когда на сервере устанавливаются основные компоненты ПО, а на локальном компьютере устанавливается приложение клиент (например, Microsoft Project Server, Oracle Primavera)
• Веб-базированные - для использования таких приложений нужен лишь интернет-браузер (например, ADVANTA)

Современные информационные системы управления проектами все чаще создаются как веб-базированные интернет приложения. В них можно выделить 2 отличительных признака:

• по месту расположения ПО (системы, базирующиеся в облаке либо на сервере предприятия);
• по модели ценообразования (системы покупаются один раз на весь период использования, либо взимается арендная плата за использование - SAAS).

Сейчас на рынке инструментов управления проектами очень много бесплатного или условно бесплатного (недорогого) ПО, продающегося по схеме SAAS. Как правило, недорогое ПО подходит для небольших команд и в основном обладает функционалом таск-менеджеров (систем управления задачами), ведения списка клиентов (и т.д.). Такие системы в основном ориентированы на малый бизнес.

Средний и крупный бизнес в России, как правило, предпочитает иметь возможность хранить основные данные у себя на серверах либо в арендуемом дата-центре (что также позволяет при необходимости быстро перенести данные к себе). Сервисным провайдерам ПО по схеме SAAS (как российским, так и западным) данные пока доверяет в основном малый бизнес из-за существующих рисков безопасности, утечки данных, которые уже не раз случались в России.

Поэтому сейчас самое оправданное решение - выбрать онлайн-систему управления проектами с возможностью хранения всей информации на своем либо арендуемом серверном оборудовании.

Выбор системы управления проектами

Если перед вами стоит задача выбрать информационную систему управления проектами для вашей организации, то вы можете, конечно, пойти стандартным путем и проанализировать большое количество сравнений, рейтингов и обзоров. Но никакие аналитические статьи не примут за вас решение о том, какие инструменты управления проектами лучше всего подойдут именно вашей компании.

Инструменты управления проектами

Планируя создание отдела управления проектами, следует понимать, что само по себе наличие такой структуры не решит проблем с оптимизацией рабочих процессов на всех уровнях. Чтобы сотрудники нового подразделения смогли успешно выполнять свои обязанности, необходимо предоставить им в помощь удобные и функциональные средства управления проектами. Не следует думать, что это можно сделать не сразу, а позже, уже в процессе работы нового отдела. Без правильного инструментария невозможно получить аналитику по текущим проектам, то есть хотя бы распланировать комплекс мер для роста эффективности управления проектами и отслеживать их выполнение.

Наличие инструментов управления проектами последовательно решает следующие задачи:

• Сбор информации о текущих и запланированных проектах компании
• Аналитическая работа и выявление отклонений
• Поэтапное внедрение нововведений направленное на стандартизацию управления проектами
• Контроль над работой новой структуры и ее последующий апгрейд

Сформулировать требования

В первую очередь, важно сформулировать требования к вашей будущей информационной системе. Не нужно бояться слов Техническое задание, и тем более месяцами разрабатывать такие документы. Важно собрать цели, бизнес-требования основных руководителей и получателей выгод от системы в компании, обобщить их и начать внимательный выбор решений.

Разработать контрольный пример

Очень грамотным подходом является разработка контрольного примера на основе вашего существующего процесса управления проектами (раз вы управляете проектами, то какой-то процесс у вас точно есть, пусть и не на бумаге). Напишите его просто текстом с нумерованным списком, отдельно напишите список общих требований и приложите перечень отчетов, которые вы хотели бы получать. Этот контрольный пример вы сможете использовать для просмотра и тестирования систем, между которыми будет проводиться выбор. А лучше всего выслать этот пример разработчику/поставщику системы и попросить смоделировать демопример/прототип для вас.

Скорость, простота настройки прототипа и готовность поставщика сделать это для Вашей компании является отличной лакмусовой бумажкой. Это покажет Вам простоту/сложность последующего внедрения системы, компетентность специалистов поставщика и готовность будущего партнера работать с вами на ваши результаты.

Выбрать партнера по внедрению

Кстати, качество взаимодействия с вами представителей компании поставщика ПО и услуг на этапе обсуждения ваших задачи, подготовки прототипа, тестирования системы является определяющим при выборе надежного партнера для такого важного проекта как внедрение системы управления проектами. Ни дополнительный функционал, ни низкая цена, ни известный бренд других систем и поставщиков не смогут вам компенсировать возможного экономического и репутационного ущерба от неуспешного проекта внедрения. Вы конечно снизите свою первоначальную ответственность предложив руководству на выбор самые известные бренды и предоставив возможность руководителю сделать этот выбор, а самому оставаясь в тени. Но даст ли это значимый результат вам и вашей компании?

Только активная, точнее проактивная позиция инициатора выбора и внедрения системы, его неравнодушие к результатам проекта позволит стать проекту успешным, вне зависимости от подводных камней, которые встретятся на вашем пути. Ведь вы будете делать осознанный выбор и с вами будет надежный партнер.

Внедрение системы управления проектами

Внедрение системы управления проектами на практике - это большой самостоятельный организационный проект, которым нужно управлять по всем правилам проектного управления и управления изменениями в компании.

Грамотно инициировать проект

Для начала необходимо грамотно инициировать проект в компании. Необходимо назначить руководителя проекта, сформировать рабочую группу и разработать свой внутренний план внедрения системы управления проектами. Не обязательно делать детальный план, важно чтобы Вы четко определились с организационными (в каких подразделениях) и функциональными (какой функционал) рамками проекта и разделили весь проект на понятные и самодостаточные этапы.

План внедрения системы необходимо согласовать с вашим партнером по проекту внедрения (если вы планируете привлекать внешних специалистов). Опытный партнер, опираясь на свою практику, подскажет как лучше построить проект внедрения системы, чтобы быстро получить результаты и не совершить типовых ошибок.

Быстро получить первые результаты

Очень важно быстро получить первые положительные результаты от проекта. Это позволит руководству компании убедиться в верности выбранного курса, а участникам проекта и пользователям системы вдохновиться и запастись дополнительной мотивацией на реализацию всего проекта.

Что включить в рамки пилотного проекта?

Необходимо дать пользователям и руководству удобный и простой единый инструмент управления проектами предприятия, пока не усложняя сами процессы управления.

Основные задачи пилотного проекта:

• Создать единый реестр проектов, запустить процедуры его актуализации на верхнем уровне
• Создать единое хранилище проектной документации
• Автоматизировать проектный документооборот с базовыми процессами разработки и согласования документов
• Предоставить всем участникам проектов единую рабочую среду для обсуждения проектных вопросов и обмена информацией

По сути на первом этапе важно получить проектный портал, который позволит всем заинтересованным лицам от топ-менеджеров до участников проектов покрыть свои базовые потребности в информации по ходу реализации проектов в компании.

Какая система позволит это сделать?

Именно поэтому важно выбрать такую , которая позволит:

• начать использовать базовый функционал с возможностью его поэтапного развития (не жесткая система, которую нужно сразу проектировать и программировать с учетом всех функций);
• быстро (за 1-2 недели) запустить основные процессы в компании;
• легко обучать пользователей в ходе внедрения (пользователь видит только нужный ему функционал);
• получить не сопротивление от пользователя, а благодарность из-за облегчения работы (дружелюбный интерфейс ориентированный на пользователя);
• иметь запас широкого функционала и гибких возможностей по его настройке для автоматизации новых процессов и корректировки внедренных процессов по мере повышения уровня зрелости компании.

Информационная система управления проектами [англ. - Project Management Information System]. Успешная и продуктивная проектная деятельности организации невозможна без применения информационных технологий. С целью автоматизации процессов и консолидации данных управления проектами выступает информационная система управления проектами, которая представляет собой сбалансированный организационно-технологический комплекс программных, технических и информационных средств и инструментов, направленный на реализацию, поддержку и повышение эффективности процессов управления проектами. ИСУП является неотъемлемой частью корпоративной системы управления проектами (КСУП).

Основа информационной системы управления проектами -это единое информационное пространство, позволяющая в разы повысить качество и эффективность управления проектами в организации на протяжении всего жизненного цикла проекта и программы за счет поддержки процессов управления проектом. Некоторые ИСУП нацелены не только на проекты и программы, но и на автоматизацию процессов управления портфелем компании, что даёт возможность управлять стратегическим планированием. Функционал информационной системы управления проектами выполняет следующие задачи:

• Автоматизация процессов управления проектами (планирование, контроль исполнения, отчетность);
• Консолидация всех планов корпоративных проектов компании в единой базе данных;
• Формирование единого справочника ресурсов доступных для использования, планирование, контроль и управление ресурсами;
• Автоматизация и сокращение затраченного времени на коммуникаций по проекту между участниками проектной деятельности;
• Автоматизация процессов документооборота по проекту, программе , портфелю проектов и по проектному офису ;
• Формирование архива и базы знаний проектного управления.

Разнообразие информационных систем управления проектами

На сегодняшний день существует множество решений, начиная от локальных программ для одного пользователя и заканчивая полномасштабными серверными решениями уровня корпораций или альтернативные решения на основе интернет технологий. Так или иначе, все информационные системы управления проектами можно разбить на три части:

• Локальные информационные системы управления проектами. В основном предназначаются для малого бизнеса, частных предпринимателей и компаний, в которых практически нет проектной деятельности, за исключением одного - двух небольших проектов. Плюсы таких систем в дешевизне и доступности. В качестве примера можно привести Microsoft Project Standart или Professional, Open Project и д.р.
• Серверные информационные системы управления проектами. Глобальное решение, ориентированное на средний и крупный бизнес, в задачи которого входит автоматизация проектного управления на уровне проекта, программы, портфеля проектов (или нескольких портфелей) и автоматизация процессов проектного офиса. Данные системы сильно распространенны в мире, и большинство ведущих компаний используют именно их, для управления проектами. Минусы в дороговизне внедрения и сопровождения, необходимость укомплектовывать штат компании. Лидерами таких систем являются Oracle Primavera, HP Project and Portfolio Management Center, Enterprise Project Management Solutions. Кстати многие из этих систем уже сегодня предоставляют решение на основе интернет технологий, как описано ниже.
• Информационные системы управления проектами на основе интернет технологий. Современный подход к предоставлению услуг, по функционалу не отличающийся от серверных решений, но позволяющий компаниям не внедрять у себя это решение, закупая много специального оборудования (компьютеры, сервера) и формируя штат персонала поддержки и сопровождения, а использовать современный подход - облачные технологии на основе которых сторонняя компания удаленно предоставляет необходимый функционал, что позволяет использовать мощности поставщика услуг и снижает затраты на внедрение и сопровождение. Минусы заключаются в том, что Вы передаёте всю информацию по проектной деятельности сторонней компании, которая отвечает за их безопасность и эти системы на сегодняшний день не столь функциональны, нежели серверные решения, а также они менее настраиваемые. Как пример можно привести такие решения - IBN, COMINDWORK, МЕГАПЛАН.

Вопрос не в том, внедрять или не внедрять информационную систему управления проектами, а в том, какую систему использовать. Для этого необходимо понять потребности компании в функционале информационной системы управления проектами.

SAP R/3. SAP R/3 (разработчик германская фирма SAP AG) наиболее широко используемое в мире стандартное решение класса ERP, служащее для электронной обработки информации на основе архитектуры «клиент– сервер». Система позволяет обеспечить одновременную работу до 30 тысяч пользователей.

Все компоненты системы R/3 настраиваются на конкретное предприятие и позволяют обеспечивать внедрение эволюционным путем. Заказчик может выбрать оптимальную конфигурацию из более чем 800 готовых бизнес-процессов. В состав системы входят следующие подсистемы, построенные по модульному принципу: IS – отраслевые решения; WF – управление информационными потоками; PS – проекты; AM – основные средства; CO – контроллинг; FI – финансы; SD – сбыт; MM – управление материальными потоками; PP – планирование производства; QM – управление качеством; PM – техническое обслуживание и ремонт оборудования; HR – управление персоналом.

Хранилище бизнес-информации обеспечивает обработку внешних и внутренних данных и поддержку принятия решений на всех уровнях корпорации.

Основными элементами учета и отчетности являются следующие модули.

Финансовая бухгалтерия (FI), включающая главную бухгалтерию, бухгалтерию дебиторов и кредиторов, бухгалтерский учет основных средств, консолидацию в соответствии с законодательством, статистический специальный учет.

Финансовый менеджмент (TR), содержащий управление наличностью, управление финансами (денежный рынок, иностранная валюта, ценные бумаги и дериваты), управление рыночными рисками, управление бюджетом.

Контроллинг (CO) состоит из контроллинга косвенных затрат, контроллинга затрат на продукт, учета результатов хозяйственной деятельности.

Управление инвестициями (IM) обеспечивает широкое планирование инвестиционных программ и управление отдельными инвестиционными мероприятиями.

Контроллинг деятельности предприятия включает в себя консолидацию (CS), учет затрат по МВП (PCA), информационную систему для менеджмента (EIS), планирование деятельности предприятия (BP).

Система управления материальными потоками (MM) обеспечивает возможность: планирования потребности в материалах, заготовки материала, управления запасами, поступления материала, управления складами, контроля счетов и оценки уровня запаса материалов. Информационная система логистики на базе изменяемых аналитических отчетов поддерживает как текущее принятие решений, так и разработку стратегий.

Система сбыта (SD) позволяет работать на нескольких языках, обеспечивает точное управление, гибкий расчет цен, управление статусом заказов и запросов клиентов, удобный ввод заказа, поддерживается номер материала клиента, особый ввод крупных заказов и независимая обработка позиций, обработка бонуса, электронный обмен данными, информационная система сбыта, поиск материала, проверка доступности, контроль партий, управление сервисом, обработка возвратов материалов, кредитовых и дебетовых авизо, контроль лимита кредитования, конфигурацию изделия, отгрузку и перевозку, интеграцию управления материальными потоками и финансовой бухгалтерии.

В системе предусмотрена поддержка электронной коммерции B2B, проведения расчетов с использованием кредитных карточек.

Главное достоинство системы – ликвидация альтернативных информационных каналов, что позволяет получить оперативную и адекватную информацию о ходе дел. Недостатком системы является сложность настройки модулей и высокие требования к культуре организации и производства, консервативность реинжиниринга в условиях структурных перемен.

Внедрения: более 200 в странах СНГ, в том числе Белгородэнерго, Белорусский металлургический комбинат, Красноярская железная дорогая, Восточно-сибирская железная дорога, Сургутнефтегаз, Нижнетагильский металлургический комбинат и др.

Стоимость инсталляции: 300-350 тысяч долларов в расчете на 50 пользователей.

BAAN IV . BAAN IV (разработка одноименной фирмы)¾ комплексная система ERP-класса, охватывающая следующие виды управленческих задач.

BAA N –Моделирование предприятия: способствует сокращению сроков внедрения, снижению уровня затрат и ускоренному возврату вложенных средств. В основе подсистемы лежат уникальные средства методологии внедрения, называемой Orgware, разработанной с учетом опыта внедрения продуктов BAAN более чем в 50-ти странах мира. Процесс внедрения начинается с описания или рассмотрения соответствующей типу и профилю предприятия референтной модели. На следующей стадии производится корректировка параметров бизнес-модели с учетом требований заказчика. Далее система конфигурируется и для каждого конкретного пользователя создается меню, в структуру которого могут быть включены инструкции и нормативные документы, определяющие выполнение отдельных задач. В завершении проводится анализ деятельности предприятия, на основе которого формируются решения по модернизации производства, определяются дальнейшие направления развития.

Использование системы позволяет сократить время внедрения до 3-10 месяцев.

BAAN –Производство: включает планирование потребностей, конфигуратор продукции, управление проектом, управление серийным производством и производством по отдельным заказам, управление цепочкой поставок на уровне корпоративного производства. Подсистема “Производство” спроектирована для работы со всеми типами стратегий управления производством. Более того, система BAAN обладает гибкостью, позволяющей изменять стратегию в течение жизненного цикла проекта. Подсистема “Производство” предоставляет также возможность изменения положения точки привязки заказа клиента (CODP), которая определяет степень влияния заказа клиента на производственный цикл. Ядром подсистемы “Производство” является модуль “Основной производственный план-график” (MPS). Он спроектирован для того, чтобы помочь вам в каждодневном управлении производством наряду с проведением долгосрочного планирования и принятием решений. Подсистема позволяет реализовать все типы производственной среды и их сочетания.

BAAN –Процесс: разработан специально для таких отраслей промышленности, как химическая, фармацевтическая, пищевая и металлургическая, и поддерживает производственный процесс от исследований и разработок вплоть до производства, снабжения, продаж, сбыта и транспортировки. Подсистема одинаково мощно работает как в рамках отдельного предприятия, так и в рамках холдинга с территориально распределенными предприятиями. Подсистема BAAN – Процесс полностью интегрирована со всеми другими подсистемами BAAN.

BAAN –Финансы представляет собой систему управленческого и финансового учета для компании любой, самой сложной организационной структуры. Система иерархических связей делает доступ к информации и ее обработку более удобными, обеспечивает максимально возможную гибкость при структурировании необходимой информации. Многозвенная структура управления позволяет проводить анализ данных главной книги, дебиторской и кредиторской задолженностей и другой информации, как на уровне отдельного подразделения, так и на уровне всей компании.

Поддерживаются три типа календарей: финансовый, налоговый, отчетный. В каждом календаре предусмотрена возможность гибкой настройки временных рамок периодов (квартал, месяц, неделя), что позволяет фиксировать ежедневные операции в рамках одного календаря и в то же время готовить данные для налогообложения в рамках другого.

Подсистема позволяет вести документацию на разных языках и осуществлять процедуры финансовых операций с неограниченным количеством валют в условиях различных стран: оплата чеками (вариант США и Англии), переводными векселями (Франция), банковскими поручениями, а также с помощью электронных средств. Те же финансовые операции реализованы для условий РФ и других стран СНГ.

BAAN –Сбыт, Снабжение, Склады производит управление продажами и закупками, контрактами, материальными запасами и хранением, многоуровневое управление партиями и отслеживание движения партий. Кроме этого, модуль предлагает всестороннее управление внешней логистикой и транспортировкой, обеспечивает оптимизацию маршрутов, управление заказами на транспортировку и поддержку транспортных работ, поддержку общего складирования и управление упаковочными работами. Подсистема “Сбыт, снабжение, склады” разработана для того, чтобы взять на себя заботу о повседневном материально-техническом обеспечении производителей и оптовиков. Подсистема полностью интегрирована со всеми продуктами семейства BAAN, включая “Производство”, “Проект”, “Сервис”, “Транспорт” и “Финансы”, что предоставляет вашей компании всеобъемлющую, доступную и единую информационную систему управления. Эта полностью интегрированная система материально-технического снабжения включает в себя электронный обмен данными и связь с планированием потребностей распределения.

BAAN –Проект : предназначен для процедур, связанных с разработкой и выполнением проектов, а также подготовкой коммерческих предложений для участия в тендерах, и позволяет добиваться высокой эффективности работы. BAAN – Проект обеспечивает все этапы разработки и осуществления проектов, а также подготовки контрактов, включая предварительную оценку проектов, заключение контрактов, составление бюджетов, планирование, контроль за осуществлением проектов, а также гарантийное и послегарантийное обслуживание. Система автоматически составляет заказы на закупку, производство необходимых для осуществления проектов изделий, транспортировку, имеет средства контроля платежей. “BAAN – Проект” – это мощный инструмент контроля затрат и доходов, гарантия соблюдения сроков поставок. Использование “BAAN – Проект” позволяет прогнозировать влияние конкретных проектов на производственный потенциал и финансовое состояние компании, что дает возможность увеличить производительность и оптимально использовать имеющиеся ресурсы.

BAAN –Администратор деятельности предприятия представляет собой инструментарий для совершенствования финансово-хозяйственной деятельности и разработан для получения достоверной информации по всем направлениям деятельности компании. Форма презентации данных позволяет проводить быстрый анализ для принятия безошибочных решений. Встроенная в пакет “система раннего предупреждения” дает возможность своевременно вносить необходимые коррективы.

BAAN –Транспорт создан для компаний, занимающихся внешним материально-техническим обеспечением и транспортировкой. Транспортные компании, производственные и коммерческие компании, самостоятельно организовывающие свои собственные перевозки и материально-техническое снабжение, смогут по праву оценить достоинства системы BAAN. Пакет разработан для всех видов и модификаций перевозок и имеет мощные модули для управления складами общего пользования и упаковкой. Этот блок также может быть сконфигурирован в соответствии с требованиями вашей компании. Благодаря своей гибкости, подсистема “Транспорт” отвечает самым разнообразным запросам заказчиков.

BAAN –Сервис предназначен для организации управления всеми видами сервиса. Она полностью отвечает требованиям компаний, выполняющих послепродажное и специализированное обслуживание, а также подразделений, отвечающих за обслуживание внутри предприятия.

Подсистема поддерживает все виды обслуживания: “периодическое” (выполнение регламентных работ и проведение планово-предупредительных мероприятий), “по вызову” (ремонт и устранение неисправностей при возникновении аварийных ситуаций), и другие, например, ввод в действие объектов обслуживания (установок). Все данные по местам расположения оборудования, клиентам, а также по контрактам на обслуживание и сопровождение доступны в оперативном режиме и регистрируются для каждого компонента объекта обслуживания. Все виды обслуживания могут выполняться с учетом гарантийных обязательств.

Система BAAN является открытой и позволяет пользователю дополнять существующую функциональность собственными разработками: от удобных экранных форм и рапортов до описания полноценных бизнес-процессов. Для этого предназначен «Инструментарий», в который входят средства работы с программными компонентами системы: меню, экранными формами, рапортами, сеансами, таблицами, программными скриптами и библиотеками.

Внедрения: «Нижфарм», УралАЗ, КамАЗ, БелАЗ, Челябинский тракторный завод, Иркутское авиационное производственное предприятие, Шелеховский алюминиевый завод и др.

ORACLE E-BUSINESS SUITE. Разработчик ¾ фирмаOracle. Oracle E-Business Suite – это полный интегрированный комплекс приложений для электронного бизнеса, работающий в корпоративном Интранете и глобальном Интернете. Сегодня комплекс включает все приложения, необходимые предприятию: маркетинг, продажи, снабжение, производство, обслуживание заказчиков, бухгалтерия, учет кадров и пр.

Современную версию Oracle E-Business Suite 11i можно условно разделить на три функциональных блока:

• Oracle ERP (Enterprise Resource Planning);
• Oracle CRM (Customer Relationship Management;
• Oracle E-Hub (Электронная коммерция).

Комплекс приложений Oracle для построения ERP (Enterprise Resource Planning) системы на предприятии (более известный под торговой маркой Oracle Applications) объединяет приложения для оптимизации и автоматизации внутрихозяйственных процессов предприятия (производство, финансы, снабжение, управление персоналом и др.). Он включает в себя более 90 модулей, которые позволяют предприятию решать основные бизнес-задачи, связанные с финансовыми и материальными потоками: планирование производства, снабжение, управление запасами, взаимодействие с поставщиками, управление персоналом и расчеты по заработной плате, финансовое планирование, управленческий учет и др.

ERP-приложения Oracle: Управление производством; Управление финансами; Управление персоналом; Логистика; Управление проектами.

Oracle CRM (Customer Relationship Management ) – приложения для автоматизации и повышения эффективности процессов, направленных на взаимоотношения с клиентами (продажи, маркетинг, сервис). Ключевой аспект успешного бизнеса ¾ это умение привлекать и сохранять прибыльных клиентов, использовать информацию о клиентах и внутренних бизнес-процессах для принятия точных и своевременных решений. Решения CRM дают организации возможность взаимодействовать с заказчиком через те каналы, которые для него максимально удобны. И, наконец, CRM позволяет компании развивать стандартные модели маркетинга, продаж и обслуживания в Интернете, что значительно расширяет круг потенциальных клиентов, повышает качество сервиса и прибыльность вашего бизнеса.

Oracle E-Hub – приложения для организации электронных торговых площадок.

Для того чтобы преуспеть в бизнесе, предприятия должны с максимальной скоростью обмениваться информацией со своими торговыми партнерами. Используя удобную и надежную систему Oracle Exchange, компании могут быстро и эффективно вести свой бизнес через Интернет. Oracle Exchange предоставляет средства эффективного взаимодействия в реальном масштабе времени со многими организациями, что позволяет в кратчайшие сроки поставлять на рынок и приобретать высококачественную продукцию и сервисные услуги.

ГАЛАКТИКА. Разработчик ¾ корпорация Галактика, Россия. Система Галактика ориентирована на автоматизацию решения задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла: прогнозирование и планирование, учет и контроль реализации планов, анализ результатов, коррекция прогнозов и планов. Система имеет модульную структуру, модули, в свою очередь, объединены в функциональные контуры (см. рис. 7, 8.). Пунктиром изображены модули, находящиеся в стадии разработки. Объединение модулей в контуры Логистики, Финансовый, Управления персоналом выполнено по виду ресурсов, над которыми совершается управленческая деятельность. В Контур управления производством и Административный контур , а также Контур управления взаимоотношениями с клиентами модули включены в соответствии с автоматизируемым видом деятельности. Понятие “модуль” не следует отождествлять с привычным для сотрудников служб автоматизации термином АРМ. В каждом модуле присутствуют функции, предназначенные, с одной стороны, для использования как непосредственными исполнителями, так и управленцами различного уровня, а, с другой стороны, – для решения задач, относящихся к различным видам управленческой деятельности.

Допустимо как изолированное использование отдельных модулей, так и их произвольные комбинации, в зависимости от производственно-экономической необходимости.

Функциональный состав системы Галактика позволяет для любого предприятия определить набор компонентов, обеспечивающий решение задач управления хозяйственной деятельностью в трех глобальных разрезах: по видам ресурсов, по масштабам решаемых задач (уровню управления), по видам управленческой деятельности.

Дальнейшее развитие системы предусматривает соответствие (в перспективе) функциональности, технологичности и степени интеграции системы современным концепциям ERP (Enterprise Resource Planinng – “планирование ресурсов предприятия”), CSRP (Custom Synchronized Resource Planning – “планирование ресурсов, синхронизированное с покупателем”), SEM (Strategic Enterprise Management – “стратегическое управление предприятием”, а также стандартам открытых систем.

БОСС-КОРПОРАЦИЯ. Разработчик – компания АйТи, Россия. БОСС-КОРПОРАЦИЯ¾ отечественная система для крупных организаций.

Разработана для автоматизации управления финансово-хозяйственной деятельности корпораций, производственных и торговых объединений на базе Oracle 7 Server. В состав системы входят модуль “Администратор” и подсистемы, содержащие следующие модули.

Управление финансами: “Анализ бюджетов”, “Бюджеты”, “Главная книга”, “Учет банковских операций”, “Учет расчетов с дебиторами и кредиторами”, “Учет кассовых операций”, “Учет расчетов с подотчетными лицами”.

Управление производством : “Технологическая подготовка производства”, “Технико-экономическое планирование”, Учет затрат на производство”.

Управление закупками, запасами и реализацией: “Закупки”, “Запасы”, “Реализация”.

Управление персоналом : “Расчет зарплаты”, “Учет кадров”, “Штатное расписание”.

Управление основными средствами и оборудованием: “Основные средства и оборудование”.

Разработчик системы фирма “АйТи” работает в области автоматизации управленческой деятельности с 1995г. (автоматизация Академии Генштаба МО РФ). Использует аппаратную платформу Sun MicroSystems (операционная система Solaris). Программная платформа Oracle обеспечивает разработчиков инструментальными средствами: SQL*Plus ¾ средство выработки запросов, определения и управления данными; Oracle8 Enterprise Manager ¾ управление и администрирование распределёнными средами данных; Desiner ¾ средство моделирования, генерации приложений и обратного реинжиниринга для приложений баз данных; Object Database Designer ¾ объектное средство проектирования, создания и доступа; Developer ¾ средство RAD приложений баз данных в архитектуре “клиент-сервер” и Web. Кроме указанных средств нет особых проблем в использовании технологии OLAP фирмы Oracle на уровне предприятия (Oracle Express).

1С:ПРЕДПРИЯТИЕ. (Компания 1С, Россия). Система “1С:Предприятие”: комплексная конфигурация “Бухгалтерия; Торговля; Склад; Зарплата; Кадры” представляет собой универсальную программу ¾ конструктор, которая позволяет вести учет в одной информационной базе от имени нескольких организаций.

Бухгалтерский учет реализует стандартную методологию учета для хозрасчетных организаций в соответствии с текущим законодательством России.

План счетов и настройка аналитического учета реализованы практически для всех разделов учета. Набор документов, автоматизированный ввод бухгалтерских операций, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета.

Система позволяет вести одновременно два вида учета торговой деятельности: управленческий и финансовый.

Управленческий учет ведется с целью формирования информации о деятельности компании для внутреннего использования, финансовый учет для правильного отражения деятельности всех фирм, составляющих компанию, в бухгалтерском учете.

Учет торговой деятельности поддерживает все операции связанные с закупкой, хранением и продажей товаров, и связанными с этими операциями взаимозачеты с покупателями и поставщиками.

Система позволяет регистрировать прием, увольнение и перемещение сотрудников, вести штатное расписание предприятия, автоматически создавать стандартные формы кадровых приказов и генерировать отчеты по кадровым данным сотрудников.

Начисление заработной платы производится по повременной или сдельной оплате труда в соответствии с табель – календарями работников и отклонениями от обычного графика работы (отпусками, болезнями, прогулами и т.п.), происшедшими на текущий расчетный период.

Конфигурация «Производство+Услуги+Бухгалтерия» служит для автоматизации учета на небольших производственных предприятиях и фирмах, ведущих оптовую торговлю.

Конфигурация «Финансовое планирование» предназначена для ведения бюджетов.

Внедрения и стоимость . Продукты компании 1С занимают около 40% российского рынка программ данного класса. Стоимость одноместной конфигурации в зависимости от реализуемых функций от 250 до 500$; сетевая версия стоит около 1000$. Разработкой конфигурации на основе MS SQL и реализацией функций по описанию и учету производства фирма “1С” продвигается в класс малых корпоративных систем.

Проект — сегодня это звучит модно. Между тем, задачи современной компании уже выходят за рамки управления отдельными проектами. Сейчас появляется необходимость перехода на принципиально новый уровень корпоративного управления проектами, предполагающий неразрывную связь всех проектов ведущихся в компании по всем направлениям, от внутренних проектов расширения офисных площадей до крупных государственных заказов и международных проектов.

В любом офисе сегодня имеется текстовый процессор, а может быть и сложная информационная система управления, которая хранит все данные о состоянии производственных процессов, учитывает загрузку сотрудников, помогает рассчитывать заработную плату и т.д., реализуя полный цикл управления от целеполагания через планирование, координацию, контроль, учет оценки деятельности к мотивации и стимулированию участников процессов. Сегодня на рынке существует огромный выбор программных продуктов, которые позволяют автоматизировать деятельность практически любых процессов в функциональных подразделениях компании. Однако во всем мире уже с начала 80-х годов наметилась потребность перехода от функциональной модели управления предприятием к проектной.

Первые программы управления проектами представляли собой достаточно примитивные инструменты, позволяющие планировать отдельные проекты и контролировать ход их реализации, однако сегодня они способны контролировать сложнейшие проекты, содержащие миллионы работ, десятки и сотни тысяч ресурсов. Наиболее популярная информационная система управления проектами: и SureTrak от компании Primavera Systems. Параллельно с системами календарно-сетевого планирования компания развивала и другие сопутствующие проектно-ориентированные программные продукты, такие как Primavera Expedition, который основан на процессном подходе и предназначен для управления договорными обязательствами между участниками проектов, контроля разработки и выпуска проектно-сметной и разрешительной документации, а также информационной поддержки переговорных процессов по проектам.

С другой стороны, задачи современной компании стали сегодня гораздо шире, чем просто управление отдельными проектами — появляется необходимость перехода на принципиально новый уровень корпоративного управления проектами, который, прежде всего, предполагает неделимость, неразрывную связь всех проектов ведущихся в компании по всем направлениям. Неразрывность таких разнородных проектов обусловлена не столько технологией реализации, сколько едиными ресурсами, едиными структурами и работами. Объединение отдельных проектов в корпоративные программы позволяет получить дополнительный эффект от совместной, скоординированной их реализации на общей технологической и производственной базе.

Корпоративная информационная система управления проектами

Серия программных продуктов Primavera Enterprise, позволяет создать корпоративную систему управления проектами и включает ряд систем, работающих с единой базой данных, но предоставляющих различную функциональность. Ядром является программный продукт Primavera Project Planner for the Enterprise (P3e), предоставляющий обширный набор функций и предназначенный для групп планирования и служб мониторинга проектов, которые должны иметь возможность в любой момент вносить необходимые изменения по проектам — от переопределения технологии выполнения работ (последовательности и логики их выполнения) и сдвигов сроков, до перераспределения ответственных, а также решения ресурсных конфликтов.

Имеются дополнительные программные продукты, например, специализированный модуль Portfolio Analyst, обеспечивающий возможность формирования разнообразной аналитики и контроля отдельных проектов или портфелей проектов по заданным показателям. При необходимости Portfolio Analyst позволяет опускаться и на более детальные уровни информации по проектам, например, анализ загрузки ресурсов, потребности в материалах по отдельным пакетам работ. Исполнители работ по проектам могут использовать специальные приложения для сбора информации о проделанной работе. Причем, что немаловажно для компаний с территориально распределенными проектами, эти приложения позволяют работать, используя Internet-приложение (Progress Reporter), или, если это технически сложно, просто вводить информацию в карманный компьютер (Primavera Mobile) для её последующей передачи в общую базу.

Однако задачи удаленной работы с проектом не ограничиваются сбором информации от исполнителей. Когда ключевые участники проекта физически размещаемые в разных точках, должны слаженно работать и получать точные оперативные данные о прогрессе проекта, им на помощь приходит продукт Primavision, обеспечивающий on-line доступ к детальной информации по проекту. А, формируемый в полуавтоматическом режиме сайт проекта (Project Website), предоставит отчетную информацию по проекту для заказчиков и инвесторов.

Интеграционные решения

Перечисленные модули работают с календарно-сетевыми графиками работ по проектам, однако каким бы насыщенным не был график, сколько бы параметров он не содержал, он не может отражать всю информацию по проекту — существуют другие системы, которые и предназначены для решения соответствующих специальных задач.

Новые версии Primavera Expedition совместимы с серией Primavera Enterprise и позволяют расширить возможности корпоративной системы управления проектами в части контроля выполнения договорных обязательств, мониторинга выпуска и согласования проектно-сметной документации и сопровождения переговоров по проектам. Кроме этого, поддерживается работа с СУБД Oracle, что облегчает решение интеграционных задач.

Но и при таком наборе инструментов все задачи предприятия охватить трудно, кроме того, во многих компаниях уже функционируют различные системы: бухгалтерские программы, системы документооборота, трехмерного проектирования, сметные программы и т. д. — при создании корпоративной системы управления было бы большой ошибкой не использовать накопленную в них информацию. В этой связи одним из направлений деятельности компании Primavera является интеграция с программным обеспечением других производителей — текущий перечень партнеров компании насчитывает более сотни поставщиков, специализирующихся в смежных областях деятельности: управлении ресурсами, процессами, поставками и т.д. Среди зарубежных партнеров можно упомянуть SAP, Oracle, PeopleSoft и J.D. Edwards, а также поставщиков систем трехмерного проектирования Bentley и Intergraph.

В России используются как интеграционные модули, разработанные совместно с зарубежными производителями, так и собственные решения, специфичные для местного рынка. Одним из примеров является совместная разработка компаний «ПМСофт» и «Инфострой», обеспечивающая передачу информации из стандартных строительных смет в календарно-сетевой график проекта. Этот программный продукт работает со сметной программой «А0» и системой Primavera Project Planner. Проблемы интеграции систем календарно-сетевого планирования и сметных программ хорошо известны: прежде всего это несоответствие уровней детализации сметы и календарно-сетевого графика. При составлении сметы определяется стоимость строительства на основе объемов работ, поэтому сметчики часто не учитывают план производства работ, объединяя, например, в одной расценке одинаковые работы по всему объекту, что не удобно с точки зрения управления.

Идеальный вариант, когда смета структурируется в соответствии с задачами управления на основе графиков в системе управления проектами. Следует обратить внимание на один момент, связанный с переработкой сметы для целей управления. Заказчик, как правило, проверяет правильность составления сметы, исходя из общепринятых расценок и нормативов — рассматривает исходную смету. После того, как цена согласована, можно начинать переработку данных сметы в соответствии с задачами управления и передачу этих данных в систему календарно-сетевого планирования. Переработанная смета отличается от исходной составом работ, но весь объем, потребность в ресурсах и цена остаются прежними.

Другой пример интеграционного решения основан на экспорте данных из типового проекта на базе сметной программы WinAvers.

Потребность в подобных решениях и их разнообразие инициировали работы по интеграции системы Primavera Enterprise и с другими современными сметными системами.

Еще один пример — интеграция Primavera Expedition и информационных систем российской компании «ТрансИнвестИнтегратор », реализованной для учета договоров и первичных документов на ряде предприятий атомной энергетики в России. В настоящее время разработанное решение находится на стадии тестирования.

Отдельного внимания заслуживает программный продукт OSIRIS, который является развитием известной российским пользователям утилиты Primavera Post Office и ее аналога „ПМ Почта“ для Primavera Project Planner. Приложение OSIRIS направлено на поддержание оперативного и эффективного взаимодействия между группой управления проектом и его исполнителями. Используя модули, составляющие приложение OSIRIS, участники проекта могут осуществлять детальное планирование на местах проведения работ, вносить фактические данные и обновлять информацию по статусу выполняемых ими работ, а также вносить свои предложения и комментарии в ходе реализации проекта.

Для работы с OSIRIS, пользователи не нуждаются в покупке дополнительного программного обеспечения и прохождении обучения — обмен данными по проекту осуществляется по электронной почте. Приложение OSIRIS связано с центральной корпоративной базой данных проектов Primavera Enterprise, из которой происходит рассылка заданий исполнителям по проекту для детального планирования работ и обновления информации по статусу на местах. Далее, обновленная информация отправляется обратно и поступает в основной модуль OSIRIS Administrator, в котором она проходит утверждение группой управления проектами. Если группу управления устраивают полученные результаты, то она обновляет информацию в корпоративной базе данных, в противном же случае полученные данные отправляются на доработку.

По аналогии с программой Progress Reporter, OSIRIS позволяет собирать фактическую информацию о выполнении работ по проектам, но в отличие от Progress Reporter, работает независимо от базы данных проектов и не требует постоянного подключения к ней.

Вместе с программным обеспечением Primavera поставляются средства разработки приложений, позволяющие осуществлять интеграцию с другими решениями, настроить модуль передачи данных из приложений Primavera в другие программные продукты и, наоборот, при этом, работа с данными осуществляется на более высоком уровне, c учетом всех бизнес правил приложения, что обеспечивает сохранность логической модели данных. С помощью Primavera SDK возможна интеграция пакетов Primavera Enterprise/Primavera TeamPlay с пользовательскими базами данных и приложениями. Для этого используется интерфейс ODBC, OLE-DB и JDBC. ODBC-клиентами поддерживаются стандартные языки программирования VB, PowerBuilder, C++ и т.д. Primavera SDK делает программное обеспечение открытым для написания интеграционных модулей с любыми внешними приложениями. Работа с Primavera SDK осуществляется с помощью стандартного языка SQL.

Управление распределенными проектами

Распределенные проекты предполагают не только территориальную удаленность друг от друга мест выполнения работ по проектам и его частям, но и распределенность команды проекта и, как следствие, распределенное принятие решений при общности задач и целей управления. Пожалуй, сегодня сложно представить проект, работы по которому осуществлялись бы в одном месте и под управлением единой команды — часто проекты содержат тесно взаимосвязанные между собой блоки, выполняемые в различных местах (удаленные друг от друга блоки, заводы, сборочные площадки и так далее) и под контролем раздельных или территориально удаленных групп.

Корпоративная система обязана предоставлять возможность для работы распределенных или удаленных участников проектов. Уже упоминался ряд программных продуктов Primavera, которые позволяют обеспечить удаленный доступ к информации по проекту, её просмотру и обновлению в ограниченном объеме. Но, если удаленные группы должны иметь полный доступ к проекту: корректировать график, обновлять структуры кодов или инициировать новые проекты, тогда центральный модуль Primavera Project Planner for the Enterprise должен работать как на офисных, так и на удаленных рабочих станциях одновременно. Существует несколько путей решения этой задачи, например, построение сети терминальных рабочих станций на базе технологии Citrix MetaFrame. Эта технология позволяет получить полнофункциональный доступ к приложениям P3e и Primavera Expedition посредством тонкого клиента, например, при подключении через стандартный модем, при этом достигается максимальная степень сохранности данных, которые постоянно остаются в пределах центральной базы данных.

Перспективы

Подводя итоги, можно сказать, что сегодня управление проектами — это не только и не столько дань моде, а, скорее, проверенный и эффективный инструмент управления любыми изменениями, в какой бы сфере человеческой деятельности они бы не происходили. Успешно реализованные проекты являются фундаментом, на котором компания строит свое будущее. Независимо от того, связаны ли они с созданием новой продукции, строительством зданий, увеличением производственных мощностей или внедрением новой компьютерной системы.

Практически все системы управления проектами берут за основу некий план, составляемый на предварительном этапе. Затем в соответствии с этим планом автоматически организуются выполнение, анализ и управление рабочими этапами плана, пакетами работ и самими работами. Методологии систем автоматизации деловых процессов (САДП) и СУП, несмотря на различие в масштабах автоматизируемых действий, в известной степени перекликаются, что позволяет установить двустороннюю синхронизацию между схемами workflow и стратегическим планом (в виде календарносетевого плана или графика выполнения работ по проекту). Здесь важно отметить, что в рамках системы управления проектами календарное планирование и ход выполнения этапов происходят в полуавтоматическом режиме, а интеграция с workflow-системой позволяет создать корпоративную систему управления проектами. Перед такой системой стоит несколько задач: возможность управлять одновременно группой проектов; возможность управлять взаимосвязями проектов; анализ портфеля (группы) проектов; поддержка возможности выбора проекта по заданным критериям; возможность использования лучшего практического опыта; контроль выполнения проекта и т.д.

Таким критериям, например, удовлетворяет пакет Primavera Enterprise, который может быть выбран в качестве одного из базовых элементов корпоративной системы управления проектами.

Внедрение системы достаточно трудоемкий и дорогостоящий процесс, однако затраты окупаются: продолжительность проектов сокращается на 15-20%, расходы на планирование уменьшаются на 25%, не говоря уже об оптимизации ресурсов. Применение систем управления проектами непосредственно влияет на совершенствования процессов на предприятии посредством установления связей между командами проектов, обмена полученными результатами и построения системы управления проектами на основе обратной связи. В результате, компания живет как единый организм, адекватно реагируя на изменения рынка.

Алексей Лысаков,
Александр Цветков
Компания «ПМСофт»

Просмотры: 6 220

Начнем с определений, необходимых для понимания дальнейших рассуждений.

Информация – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.п.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом.

Информация позволяет организациям:

осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;

определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;

принимать обоснованные и своевременные решения;

координировать действия подразделений в достижении целей.

Информационная потребность – осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.

Данные – информация, низведенная до уровня объекта тех или иных преобразований.

Документ – информационное сообщение в бумажной, звуковой, электронной или иной форме, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке.

Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема, архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Экономическая информация – совокупность сведений о социально-экономических процессах, служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.

Информационные ресурсы – весь имеющийся объем информации в информационной системе.

Информационная технология – система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.

Автоматизация – замена деятельности человека работой машин и механизмов.

Информационная система (ИС) – информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а так же персоналом, осуществляющим эти действия с информацией.

Миссия информационных систем – производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технологической среды для осуществления управления организацией.

Обычно в системах управления выделяют три уровня: стратегический, тактический и оперативный. На каждом из этих уровней управления имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в соответствующих данных, получить эти данные можно путем запросов в информационную систему. Эти запросы обращены к соответствующей информации в информационной системе. Информационные технологии позволяют обработать запросы и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти запросы. Таким образом, на каждом уровне управления появляется информация, служащая основой для принятия соответствующих решений.

В результате применения информационных технологий к информационным ресурсам создается некая новая информация или информация в новой форме. Эта продукция информационной системы называется информационными продуктами и услугами.

Информационный продукт или услуга – специфическая услуга, когда некоторое информационное содержание в виде совокупности данных, сформированная производителем для распространения в вещественной и невещественной форме, предоставляется в пользование потребителю.

В настоящее время бытует мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Это не так. Как и информационные технологии, информационные системы могут функционировать и с применением технических средств, и без такого применения. Это вопрос экономической целесообразности.

Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем:

простота внедрения уже существующих решений;

они просты для понимания и для их освоения требуется минимум тренировки;

не требуются технические навыки;

они, обычно, гибкие и способны к адаптации для соответствия деловым процессам.

Преимущества автоматизированных систем:

в автоматизированной ИС появляется возможность целостно и комплексно представить все, что происходит с организацией, поскольку все экономические факторы и ресурсы отображаются в единой информационной форме в виде данных.

Корпоративную ИС обычно рассматривают как некоторую совокупность частных решений и компонентов их реализации, в числе которых:

единая база хранения информации;

совокупность прикладных систем, созданных разными фирмами и по разным технологиям.

Информационная система компании (в частности, ИСУП) должна:

позволять накапливать определенный опыт и знания, обобщать их в виде формализованных процедур и алгоритмов решения;

постоянно совершенствоваться и развиваться;

быстро адаптироваться к изменениям внешней среды и новым потребностям организации;

соответствовать насущным требованиям человека, его опыту, знаниям, психологии.

Создание информационной системы управления предприятием – довольно длительный по времени и ресурсоемкий процесс, в котором можно выделить четыре основные стадии.

1. Эскиз проекта. Подробное описание целей и задач проекта, доступных ресурсов, любых ограничений и т.п.

2. Оценка проекта. Определяется, что будет делать система, как будет работать, какие аппаратные и программные средства будут использоваться и как они будут обслуживаться. Готовится список требований к системе, изучается потребности постоянных пользователей.

3. Построение и тестирование. Персонал должен убедиться, что с системой удобно работать, до того, как она станет основой деятельности.

Управление проектом и оценка риска. Проект не завершен до тех пор, пока менеджер проекта не сможет продемонстрировать, что система работает надежно.

Жизненный цикл ИС – период создания и использования ИС, охватывающий ее различные состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данной ИС и заканчивая моментом ее полного вывода из эксплуатации.

Жизненный цикл ИС разделяется на следующие стадии:

предпроектное обследование;

проектирование;

разработка ИС;

ввод ИС в эксплуатацию;

эксплуатация ИС;

завершение эксплуатации ИС.

Итак, информационная система управления предприятием (ИСУП) – это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, современная ИСУП - это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия. Реально часто начинают с частичной компьютеризации информационных процессов, например, в рамках бухгалтерии или складского хозяйства.

1.6.5.Задачи ИСУП

Управление предприятиями в современных условиях требует все большей оперативности. Поэтому использование информационных систем управления предприятием (ИСУП) является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.

Частные задачи, решаемые ИСУП, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий. В качестве примеров можно сослаться на опыт создания ИСУП для предприятия – оператора связи и опыт внедрения партнерами фирмы SAP системы R/3 на ряде предприятий СНГ и дальнего зарубежья . При этом примерный перечень задач менеджмента, которые должна решать ИСУП на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб, к настоящему времени можно считать общепризнанным среди специалистов. Он приведен в табл.1. При решении этих задач широко используются различные методы теории принятия решений, в том числе эконометрические и оптимизационные.

Таблица 1.

Основные задачи ИСУП

1.6.6. Место ИСУП в системе контроллинга

Информационные системы управления являются компьютерной поддержкой контроллинга, который в свою очередь является основным поставщиком информации для управления предприятия. Цель информационной поддержки контроллинга – обеспечить руководство информацией о текущем состоянии дел предприятия и спрогнозировать последствия изменений внутренней или внешней среды . Основные задачи контроллинга согласно представлены в табл.2.